Fatturazione elettronica

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La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle pubbliche amministrazioni debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) ed ecco perché ormai si parla di fatturazione elettronica, un sistema di emissione, trasmissione e conservazione digitale delle fatture che permette di dire per sempre addio alla carta, ottenendo così dei vantaggi notevoli sotto numerosi punti di vista, soprattutto di praticità, efficienza e risparmio dei costi.

Con l’introduzione del Decreto Attuativo pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 118 del 22 maggio 2013, a titolo “Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244“ aziende, enti e professionisti delle PA devono obbligatoriamente adottare la fatturazione elettronica, mentre per i privati si tratta ancora (purtroppo) di una possibilità opzionale.

La Pubblica Amministrazione deve innanzitutto comunicare al proprio fornitore un codice univoco composto da lettere e numeri (detto codice ufficio) per la fatturazione elettronica; questo codice deve essere riportato nelle fatture elettroniche insieme ad altre informazioni principali che sono tutte quelle rilevanti a fini fiscali (nome, partita IVA, indirizzo, data della fattura etc.) e tutte le fatture elettroniche devono essere realizzate in un formato ben preciso, e disporre della firma digitale.

L’unico formato accettato dalle PA è l’XML, che va firmato tramite apposita firma digitale, garantendo così l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura anche con il passare del tempo. Una volta firmata, la fatturaPA transita dal Sistema di Interscambio, punto di passaggio obbligatorio secondo la normativa italiana e che ha il compito di verificare che tutto quanto inviato sia corretto e che il documento contenta i dati completi. L’SdI è gestito dall’Agenzie delle Entrate ed è disponibile gratuitamente sia per le pubbliche amministrazioni che per le operazioni effettuate verso i privati (e non solo della PA).

Grazie alle regole tecniche da rispettare e alla firma elettronica, la fattura elettronica ha lo stesso valore legale della fattura cartacea. Ma per poter compilare, firmare, trasmettere e conservare ogni fattura nel nuovo formato elettronico, occorre disporre dei seguenti strumenti:

  • firma digitale, equivalente elettronico della firma cartacea, che garantisce validità legale, autenticità e integrità a ogni fattura elettronica
  • SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), cioè un’identità digitale certificata per dialogare con la Pubblica Amministrazione, ideato dall’Agid. Questo pin digitale è unico per tutti i servizi online dei siti della PA ed è pensato per sostituire tutto
  • sistema di conservazione digitale che, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (art.44), mira a garantire nel tempo le caratteristiche fondamentali di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, fatture incluse.

Dopo aver seguito le regole fondamentali per la compilazione della fattura, è possibile inviare fatture elettroniche mediante uno dei tre sistemi di invio differenti a disposizione: via PEC (Posta Elettronica Certificata, l’equivalente di una raccomandata ma in formato elettronico), via Web o tramite protocollo SOAP, ovvero Web Services. La fattura elettronica va emessa ogni qualvolta si deve fatturare una prestazione, un bene o un servizio verso una Pubblica Amministrazione.

Oltre alla pubblica amministrazione, dall’1 gennaio 2017 è possibile (ma non obbligatorio) scambiare, anche tra i privati e quindi anche per la fatturazione elettronica B2B, fatture elettroniche tra aziende e professionisti come sancito dal DL 127/2016 e DL 193/2016 e dal relativo Provvidemento dell’Agenzia delle Entrate. Inutile negare come la fatturazione elettronica rappresenti un enorme vantaggio per tutti coloro che la adottano obbligatoriamente e che la adotteranno a breve, ma si ha bisogno di competenza, formazione e cultura digitale.

Infatti, senza questi tre ingredienti, la fatturazione elettronica rimane solo un obbligo e verrà sempre percepito come tale, senza capire effettivamente cosa comporta in termini di vantaggi economici, di processi di business, di vantaggi strutturali e amministrativi, di trasparenza e altro ancora. Non essere restii al cambiamento è indubbiamente la migliore chiave per abbracciare il digitale e tutti i vantaggi competitivi che la tecnologia oggi consente di ottenere.