Errori nelle prenotazioni e overbooking sono due degli incubi peggiori di un albergatore, che abbia in gestione un piccolo B&B a conduzione familiare oppure un resort lussuoso. L’uso di un booking engine e di un programma di channel management, integrati ad un sistema – tra i molti – come hotelcinquestelle, studiato per una gestione facile ma completa degli hotel consente di evitare questi problemi di difficile soluzione. Ecco come iniziare e come ottimizzare i programmi per la ricezione alberghiera!

Booking engine e OTA devono dialogare facilmente

Gli aggregatori OTA sono portali diventati fondamentali per far conoscere la propria attività nella zona di pertinenza: molti utenti restringono i parametri di ricerca e selezionano una delle strutture in base a prezzo, posizione, foto delle camere, recensioni degli altri clienti.

Gli OTA hanno il grande vantaggio di fungere da enorme vetrina per tutto il mondo, ma lo svantaggio di richiedere una pesante commissione sul prezzo della stanza pagato dal cliente: denaro che l’albergatore deve spendere necessariamente per venire conosciuto.

Un booking engine interno al sito è invece a costo zero, a parte per l’acquisto e l’installazione iniziali: a prescindere dal numero e dal prezzo delle prenotazioni, tutti gli incassi rimangono all’interno dell’azienda. Ovviamente per convincere i clienti ad utilizzare il sito privato dell’hotel è necessario fidelizzarsi: un’abilità che gli imprenditori migliori conoscono bene e valorizzano al suo massimo grado.

I due sistemi, però, devono saper dialogare uno con l’altro. Pensa a cosa succederebbe se attraverso un OTA la stanza venisse prenotata, ma la prenotazione non risultasse per gli stessi giorni sul sito privato: lo stesso giorno arriverebbero in hotel due diversi clienti che avranno bisogno della camera.

Se i due sistemi cooperano efficacemente, le stanze prenotate attraverso un canale risulteranno automaticamente non disponibili per gli stessi giorni anche su tutti gli altri, evitando l’overbooking.

Incentivare l’uso del sito con sconti e promozioni

Se si vuole portare i clienti a non usare gli OTA ma il sito è necessario che su di esso trovino promozioni e sconti più interessanti. Le idee più frequentemente proposte sono:

• Sconti tra il 5 e il 10% se si paga in una sola soluzione senza possibilità di cancellazione
• Pacchetti offerta per chi prenota dal solito, che possono includere una cena, un massaggio dalla spa o il centro benessere, un’escursione o un’attività organizzata attraverso la struttura
• Uno sconto per i clienti abituali o per chi passa in albergo più di un certo numero di giorni in un solo anno

La gestione delle tariffe e dei prezzi dei pacchetti si fa attraverso un sistema di channel management. E’ probabile che su un OTA gli stessi sconti non siano disponibili, oppure che a parità di offerta ci sia una differenza di tariffa: tutte le fluttuazioni e le modifiche passano proprio attraverso questa applicazione, che è bene integrare all’interno del software gestionale per una piena comunicazione.